mientras el ordenador y el teléfono funcionan bien, la idea de hacer copias de seguridad parece algo prescindible. Pero un vaso de café volcado sobre el portátil, el robo de un smartphone o la avería de un disco y de repente queda claro cuánto teníamos almacenado en un solo lugar. Fotos de años, documentos de trabajo y estudio, accesos a cuentas, archivos familiares que no se pueden reparar eternamente.
La buena noticia es que hoy en día se puede configurar la copia de seguridad una vez y luego el sistema funcionará casi sin la intervención del propietario. Más abajo explicamos qué datos conviene proteger, dónde copiarlos y cómo evitar que las copias de seguridad se conviertan en “un plan del que todos olvidaron”.
Por qué la copia de seguridad afecta a todo el mundo
La pérdida de datos rara vez se parece a una escena cinematográfica con hackers. Mucho más a menudo es algo muy cotidiano: el disco deja de reconocerse de repente, el teléfono cae con la pantalla hacia abajo, un niño formatea por accidente la unidad USB, y un documento importante queda solo en una carpeta del escritorio.
Las principales amenazas para los archivos personales:
- avería o desgaste del soporte (disco duro, SSD, tarjeta de memoria);
- robo o pérdida del dispositivo;
- virus y ransomware;
- errores del usuario, cuando se elimina un archivo “por costumbre” y la papelera ya fue vaciada;
- incendio, inundación u otros percances domésticos.
La copia de seguridad no protege contra todos esos eventos, pero hace una cosa principal: convierte una catástrofe en una molestia. El dispositivo se puede reemplazar, pero la memoria y los archivos no se recuperan si no existe una copia.
Qué datos hay que proteger realmente
Es fácil decir “hagan copias de todo”, pero en la práctica eso es incómodo y caro en volumen. Es mucho más sencillo decidir una vez qué datos son críticos y mantenerlos bajo control especial.
Lo que suele entrar en la lista de “copias obligatorias”:
- fotos y vídeos personales, especialmente familiares y de viajes;
- documentos importantes: escaneos de pasaportes, contratos, títulos, archivos fiscales y financieros;
- proyectos de trabajo, trabajos académicos, código, presentaciones;
- bases de datos de contraseñas y datos de autenticación de dos factores (si usa aplicaciones separadas);
- archivos de valor a largo plazo: notas, textos, música propia.
El sistema operativo, los programas instalados y los juegos a menudo son más fáciles de reinstalar que guardar copias completas. Por eso, para un usuario doméstico el enfoque razonable es: copiar con cuidado los datos críticos y restaurar lo demás cuando sea necesario.
Regla simple 3-2-1: estrategia básica de copia de seguridad
Si no quiere profundizar en esquemas complejos, basta recordar una regla: 3-2-1. Fue ideada por especialistas en seguridad informática, pero funciona muy bien en la vida cotidiana.
La esencia de la regla:
- Tener al menos 3 copias de los datos: el original más dos copias de respaldo.
- Almacenar las copias en al menos 2 tipos diferentes de soportes (por ejemplo, ordenador y disco externo, o teléfono y nube).
- Conservar 1 copia físicamente separada del dispositivo principal (por ejemplo, en almacenamiento en la nube o en otra ubicación).
Así se protege frente a varios escenarios a la vez. Si se estropea el disco del portátil, tiene el externo. Si no solo desaparece el portátil sino también la bolsa con el disco, queda la nube. Y si borra un archivo por accidente, siempre habrá otra versión en el archivo.
Dónde guardar las copias: ventajas y desventajas de distintas soluciones
Las copias de seguridad tienen tres “lugares de residencia” populares: la nube, discos externos y soluciones locales como servidores domésticos. Cada opción tiene sus particularidades, así que suele ser sensato combinarlas.
Almacenamiento en la nube
La opción más cómoda para la mayoría de los usuarios. Servicios como Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive, los servicios en la nube de grandes proveedores de correo e informática permiten sincronizar archivos entre dispositivos y acceder a ellos desde cualquier lugar.
Ventajas:
- los datos no dependen de un único dispositivo;
- acceso cómodo desde teléfono, tableta y ordenador;
- versiones de archivos y papelera integradas;
- a menudo hay planes gratuitos o económicos.
Desventajas:
- dependencia de Internet;
- confidencialidad y confianza en el servicio;
- suscripción de pago para grandes volúmenes.
Discos y SSD externos
La clásica copia de seguridad doméstica: compra un disco externo, lo conectas al ordenador y periódicamente copias las carpetas importantes. Se puede hacer manualmente o con programas que sincronizan los cambios.
Ventajas:
- gran capacidad por relativamente poco dinero;
- los datos están físicamente contigo, sin servicios ajenos;
- las copias se pueden acceder sin Internet.
Desventajas:
- el disco también se puede perder, caer o dañarse;
- si lo guardas junto al portátil, a menudo se estropean al mismo tiempo;
- hay que acordarse de conectarlo y actualizar las copias.
Servidores domésticos y NAS
Una opción avanzada para quienes tienen muchos datos y varios dispositivos. Un NAS almacena archivos en su red y puede sincronizar copias, mantener versiones e incluso respaldarse en la nube.
Es cómodo si tiene una gran colección familiar de fotos, una biblioteca multimedia o trabaja con proyectos pesados. Pero esta opción requiere configuración, conocimientos técnicos mínimos y costes adicionales.
Cómo configurar la copia de seguridad en la práctica
Entender los principios es útil, pero lo principal es pasar a la acción. Ejemplo de un esquema básico para una persona con ordenador y smartphone:
Ordenador
- Reserve una carpeta para todos los archivos importantes (por ejemplo, "Documentos" y "Fotos"). Cuanto menos desorden, más fácil es hacer copias.
- Instale el cliente de la nube y active la sincronización de esa carpeta. Así obtendrá la primera copia en la nube.
- Compre un disco o SSD externo e instale un programa de copia de seguridad. Puede usar las herramientas integradas del sistema operativo o software de terceros.
- Configure un horario de copia, por ejemplo una vez al día o a la semana. Deje que el programa copie automáticamente las carpetas necesarias al disco externo.
Smartphone
- Active la carga automática de fotos y vídeos en la nube que prefiera usar.
- Si tiene notas importantes, chats o documentos, verifique si permiten exportación o sincronización en la nube y actívela.
- Cada pocos meses haga una copia completa del dispositivo en la nube o en el ordenador, si el sistema lo permite.
Así ya estará aplicando la regla 3-2-1: los originales en los dispositivos, una copia en la nube y otra en un soporte físico.
Cómo proteger las copias de seguridad: contraseñas y cifrado
Una copia de seguridad que pueda usar un atacante no sirve de mucho. Por eso es importante no solo crear la copia, sino protegerla.
Principios básicos:
- utilice contraseñas seguras y gestores de contraseñas para el acceso a servicios en la nube;
- active la autenticación de dos factores para que no baste con la contraseña;
- para archivos especialmente sensibles use archivos cifrados o contenedores que se abran con una contraseña distinta;
- no deje el disco externo conectado permanentemente al ordenador, sobre todo si teme ransomware.
Si guarda copias en equipos ajenos o en la nube, el cifrado deja de ser una opción y pasa a ser una buena práctica. Incluso si los datos se filtran, seguirán siendo ilegibles sin la clave.
Cómo no dejar las copias de seguridad en el abandono: automatización y hábitos
El principal problema de las copias no es el software ni el hardware, sino el factor humano. Todos recuerdan la copia de seguridad justo después de perder datos y rara vez piensan en ella antes.
Para que el sistema funcione a largo plazo, conviene hacer tres cosas:
- automatizar al máximo la copia para que ocurra según un horario sin su intervención;
- comprobar una vez al mes que las copias se están creando realmente y no muestran errores;
- aproximadamente cada trimestre intentar restaurar un par de archivos “a modo de práctica”.
Así se asegura de que las copias no solo ocupen espacio, sino que realmente sirvan en un momento crítico.
Lista de verificación breve para la copia de seguridad de datos personales
Para resumir, puede revisar una pequeña lista de verificación. Si en la mayoría de los puntos responde “sí”, sus copias personales están bastante bien.
- Está definido el listado de carpetas y archivos que son críticos para usted.
- Existen al menos dos copias de los datos más importantes en lugares distintos.
- Una copia se guarda separada del dispositivo principal (por ejemplo, en la nube).
- La copia de seguridad está configurada para funcionar automáticamente, no solo “cuando apetece”.
- Sabe cómo restaurar archivos desde las copias y lo ha intentado al menos una vez.
- Las contraseñas de las nubes y dispositivos son seguras y la autenticación de dos factores está activada.
La copia de seguridad no debe ser complicada ni cara. Es más bien un hábito, como abrocharse el cinturón en el coche. La mayor parte del tiempo parece que todo estará bien sin él, pero un día ese “cinturón” permite respirar tranquilo y seguir adelante sin tener que recomponer, con pequeñas piezas, lo que solo existía en la memoria de los dispositivos.
