Cuando tuve que reinstalar el sistema en el ordenador doméstico por primera vez, lo primero que pensé fue: «¿Dónde consigo una suite ofimática?». Comprar una licencia completa de Microsoft Office por varios miles de rublos para un uso poco frecuente me parecía poco racional. Entonces descubrí el mundo de las suites ofimáticas gratuitas, que en los últimos años han crecido tanto en funcionalidad que pueden competir seriamente con el gigante de pago.
Ahora, tras varios años de uso activo de distintas suites, puedo decir con seguridad: las soluciones gratuitas dejaron de ser un compromiso. Se han convertido en herramientas completas para trabajar con documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Veamos qué ofrece exactamente el mercado gratuito y cómo elegir lo que más te convenga.
Por qué considerar alternativas a Microsoft Office
Antes de entrar en detalles sobre programas concretos, es importante entender la lógica de elegir soluciones gratuitas. No se trata solo de ahorrar dinero, aunque eso también cuenta. Hoy en día usamos cada vez más almacenamiento en la nube, trabajamos desde distintos dispositivos y necesitamos intercambiar archivos con colegas que pueden usar programas muy diferentes.
Además, las restricciones por sanciones han complicado la compra legítima de la suscripción Microsoft 365 para muchos usuarios en Rusia. El pago con tarjetas rusas dejó de ser posible oficialmente, y las soluciones alternativas plantean dudas sobre legalidad y seguridad.
Otro aspecto que he notado en la práctica es el rendimiento. Muchas suites alternativas funcionan más rápido en equipos antiguos porque sus desarrolladores no persiguen efectos visuales ni una integración profunda con servicios en la nube que requieren conexión permanente. Si tienes un portátil de cinco años, la diferencia en el arranque y en el rendimiento es evidente.
LibreOffice: la insignia del software ofimático libre
Si hablamos de la alternativa más conocida, sin duda es LibreOffice. Esta suite apareció en 2010 como una rama de OpenOffice y desde entonces se ha convertido en el estándar de facto del software ofimático gratuito. En febrero de 2025 salió la versión 25.2, y dediqué varias semanas a probarla para evaluar hasta qué punto es realmente buena.
LibreOffice incluye 6 aplicaciones principales:
- Writer — procesador de texto, reemplazo completo de Word para documentos de cualquier complejidad
- Calc — editor de hojas de cálculo con funciones avanzadas para cálculos y análisis de datos en lugar de Excel
- Impress — herramienta para crear presentaciones, análoga a PowerPoint
- Draw — editor de gráficos vectoriales para diagramas, esquemas e ilustraciones
- Base — sistema de gestión de bases de datos con interfaz visual
- Math — editor de fórmulas matemáticas para documentos científicos
La verdad es que Draw, Base y Math las uso poco, pero el hecho de que estén incluidas en una suite gratuita impresiona: es funcionalidad por la que en otras soluciones habría que pagar.
Lo que me sorprendió en la última versión de LibreOffice fue la atención al detalle. Por ejemplo, ahora se admite la importación de archivos en formato Markdown, algo increíblemente útil para quien, como yo, escribe en un blog. Se puede redactar en un editor de texto simple con Markdown y convertirlo en un documento bien formateado de Writer con un solo paso. Antes esto requería conversiones complejas.
LibreOffice es un proyecto de código abierto. Esto significa que cualquier desarrollador puede ver cómo está hecha la aplicación internamente e incluso aportar mejoras. Para el usuario normal es una garantía de transparencia: no hay puertas traseras en el código, la aplicación no recopila tus datos ni los envía a la nube sin tu conocimiento.
La compatibilidad con los formatos de Microsoft Office está en torno al 80–85 por ciento. Eso significa que la mayoría de los documentos se abrirán correctamente, conservando formato, fuentes y posición de los objetos. Sin embargo, con documentos muy complejos que usan funciones avanzadas como macros en Visual Basic o tablas complicadas con muchas fórmulas, pueden surgir problemas. Me pasó al abrir un informe financiero de un colega: parte de las fórmulas hubo que recrearlas.
Un punto importante son los macros. En Excel y Word muchos usuarios automatizan tareas con macros en VBA. En LibreOffice también hay macros, pero funcionan con otro lenguaje —LibreOffice Basic— que es parecido a VBA, pero no idéntico. Eso implica que los macros creados para Microsoft Office habrá que adaptarlos o reescribirlos. Para tareas sencillas no es mayor problema, pero si tienes automatizaciones complejas será un proyecto de migración.
En la práctica, LibreOffice a veces interpreta de forma ligeramente distinta la configuración de fuentes y el espaciado entre líneas. Si creas un documento en Writer y luego lo abre un colega en Word, el texto puede desplazarse y romper la maquetación. Por eso, para documentos destinados a impresión o que requieren posicionamiento exacto, recomiendo guardar la versión final en PDF: así el formato se mantiene inalterable.
WPS Office: el competidor chino con interfaz familiar
La siguiente alternativa que quiero analizar es WPS Office. Esta suite fue desarrollada por la empresa china Kingsoft, pero no te dejes llevar por el origen: es un producto de alta calidad usado por millones de personas en todo el mundo. La principal diferencia con LibreOffice es el enfoque de interfaz: en lugar de crear un diseño propio, los desarrolladores decidieron acercar al máximo la apariencia a Microsoft Office.
Si has usado Word, Excel y PowerPoint durante años, el paso a WPS Office será prácticamente imperceptible. Pestañas, botones y menús familiares están donde esperas encontrarlos. Es una gran ventaja para quienes necesitan una alternativa a Microsoft Office sin tiempo para aprender una interfaz nueva. La primera vez que abrí WPS Writer me llevó unos segundos darme cuenta de que no era Microsoft Word: el diseño es muy similar.
WPS Office incluye tres aplicaciones principales: Writer para documentos de texto, Spreadsheets para hojas de cálculo y Presentation para presentaciones. Eso cubre la gran mayoría de tareas ofimáticas. A diferencia de LibreOffice, no hay editor de bases de datos ni de fórmulas matemáticas, pero para la mayoría de usuarios eso no es crítico.
La versión gratuita de WPS Office muestra anuncios en la parte inferior de la ventana. No son muy intrusivos y no impiden el trabajo, pero si te molestan puedes comprar la suscripción premium por unos 30 dólares al año. La versión de pago también desbloquea funciones adicionales como conversión de PDF a documentos editables, 20 gigabytes de almacenamiento en la nube y colaboración en documentos en tiempo real.
La compatibilidad con los formatos de Microsoft Office en WPS Office está en un nivel muy alto —la evaluaría en torno al 90–95 por ciento. Abre incluso documentos complejos con mínimas distorsiones de formato. Esto es importante si intercambias archivos con colegas que usan Microsoft Office.
Una característica interesante de WPS Office es el soporte integrado para trabajar con PDF. No solo permite exportar a PDF, sino también editar archivos PDF existentes, añadir comentarios y rellenar formularios. En la versión gratuita las opciones de edición son limitadas, pero el conjunto básico suele ser suficiente.
Entre los inconvenientes está que WPS Office es software propietario. A diferencia de LibreOffice, el código fuente está cerrado y no puedes verificar qué hace la aplicación con tus datos. Para usuarios muy preocupados por la privacidad esto puede ser decisivo. Además, la versión gratuita limita la cantidad de documentos que puedes guardar en WPS Cloud.
OnlyOffice: colaboración como en Documentos de Google
La tercera alternativa que uso para trabajo en equipo es OnlyOffice. Esta suite nació con la orientación corporativa y la capacidad de colaboración en documentos. Si te gusta la idea de Documentos de Google pero quieres más control sobre los datos y la opción de trabajar localmente, OnlyOffice es una opción ideal.
Hay varias versiones de OnlyOffice. La versión de escritorio es completamente gratuita y funciona en tu ordenador sin conexión. También existe una versión en la nube, que permite editar documentos desde el navegador, y una versión servidor para empresas que desean desplegar su propio sistema de colaboración.
La interfaz de OnlyOffice recuerda a la vez a Microsoft Office y a Google Docs. La barra superior con herramientas está organizada por pestañas, como en Office, pero la estética minimalista es más cercana a los productos de Google. Incluye tres editores principales: documentos, hojas y presentaciones. También hay herramientas adicionales para correo, CRM y gestión de proyectos, pero estas se ofrecen solo en la versión en la nube.
La principal ventaja de OnlyOffice es la edición conjunta en tiempo real. Varias personas pueden trabajar simultáneamente en un archivo y ver los cambios de inmediato. Esto funciona tanto en la versión en la nube como al desplegar un servidor propio de OnlyOffice. Para equipos pequeños que necesitan colaboración sin depender de Google o Microsoft, es una excelente solución.
OnlyOffice declara compatibilidad al 100 % con los formatos de Microsoft Office, y en la mayoría de los casos esto se cumple. Abre muy bien archivos DOCX, XLSX y PPTX, conservando matices de formato. La versión de escritorio es totalmente gratuita y sin anuncios. Es una suite completa sin limitaciones funcionales. La versión en la nube tiene un plan gratuito para equipos pequeños de hasta 5 usuarios con 2 gigabytes de almacenamiento.
Otra ventaja de OnlyOffice es la integración con otros servicios de nube. Puedes conectar Nextcloud, ownCloud u otro almacenamiento y trabajar con archivos directamente desde OnlyOffice. Esto da flexibilidad en la elección del lugar donde guardar los datos, algo importante para empresas con altos requisitos de confidencialidad.
Documentos de Google: cuando la nube importa más que el escritorio
No se puede obviar Documentos de Google, aunque esta solución difiere de las anteriores. Documentos de Google es una suite totalmente en la nube que funciona en el navegador. No tiene versión de escritorio en el sentido tradicional, aunque permite activar el modo sin conexión.
La principal ventaja de Documentos de Google es la simplicidad para colaborar. Crea un documento, pulsa «Compartir» y envía el enlace a tus colegas. Los cambios se sincronizan al instante, se pueden dejar comentarios, proponer ediciones y discutir el documento en la propia interfaz.
La funcionalidad de Documentos de Google es menor que la de suites completas. No incluye muchas de las opciones avanzadas de Microsoft Office o LibreOffice. Por ejemplo, las opciones de formato son limitadas, falta soporte para algunos tipos de gráficos y no hay macros como las habituales. Pero para tareas básicas de texto, hojas y presentaciones ofrece más que suficiente.
La compatibilidad con los formatos de Microsoft Office no es perfecta. Documentos de Google puede importar y exportar DOCX, XLSX y PPTX, pero al convertir con frecuencia se pierden detalles de formato. Documentos complejos con diseño avanzado pueden verse muy diferentes tras la importación.
Un punto importante: Documentos de Google requiere conexión permanente para funcionar plenamente. El modo sin conexión existe, pero solo funciona en el navegador Chrome y requiere configuración previa. Si trabajas a menudo con conexiones inestables, esto puede ser un inconveniente.
Todos los documentos en Documentos de Google se almacenan en los servidores de Google, lo que plantea dudas sobre privacidad. Google analiza el contenido de los documentos para mostrar publicidad en otros servicios. Para información confidencial esto puede ser inaceptable. Por otro lado, los datos están en la nube con copias de seguridad, así que el riesgo de pérdida por fallo del disco duro queda eliminado.
La versión gratuita de Documentos de Google ofrece 15 gigabytes de almacenamiento en la nube, compartidos entre Gmail, Google Drive y Google Fotos. Para la mayoría de usuarios es suficiente, pero si trabajas con muchos archivos será necesario comprar espacio adicional.
FreeOffice: alternativa ligera de SoftMaker
Otra alternativa interesante es FreeOffice de la empresa alemana SoftMaker. Es una suite menos conocida pero de gran calidad, recomendable especialmente si tu ordenador no es potente. FreeOffice funciona más rápido que la mayoría de competidores y exige menos recursos.
FreeOffice incluye tres programas: TextMaker para documentos de texto, PlanMaker para hojas de cálculo y Presentations para presentaciones. La interfaz recuerda a versiones antiguas de Microsoft Office, lo que puede ser una ventaja o un inconveniente según preferencias. Personalmente considero ese diseño algo anticuado, pero es una opinión subjetiva.
La compatibilidad con los formatos de Microsoft Office es buena y en mis pruebas abrió correctamente la mayoría de documentos. FreeOffice maneja especialmente bien la exportación a PDF y EPUB, lo que resulta útil al preparar documentos para publicación electrónica o materiales que deben verse iguales en distintos dispositivos.
Sin embargo, hay limitaciones. En la versión gratuita falta un tesauro —una herramienta para buscar sinónimos—. Para documentos técnicos no es crítico, pero al trabajar textos donde importa la riqueza léxica, la ausencia del tesauro se nota. Además, FreeOffice no ofrece funciones de colaboración en la nube: es una solución pensada para uso local en un solo equipo.
Curiosamente, existe una versión de pago, SoftMaker Office, que añade funcionalidad ampliada. La versión gratuita no caduca y es adecuada para uso no comercial, pero para empresas la compañía ofrece licencias de pago a un precio bastante inferior al de Microsoft Office.
Versión web de Microsoft Office: la solución gratuita oficial
Muchos no lo saben, pero Microsoft ofrece acceso gratuito a versiones en la nube de sus aplicaciones ofimáticas. Desde office.com se puede trabajar con Word, Excel, PowerPoint y OneNote en el navegador sin instalar nada. Solo hace falta una cuenta Microsoft, que se crea gratuitamente.
Son versiones recortadas de las aplicaciones completas, pero para muchas tareas diarias son suficientes. Se pueden crear y editar documentos, usar fórmulas en hojas y preparar presentaciones. La interfaz es casi idéntica a las versiones de escritorio, así que si estás acostumbrado a Microsoft Office, la transición a la versión web será indolora.
La principal ventaja de la versión web oficial es la compatibilidad total con los formatos de Microsoft Office. No te encontrarás con que el formato de un documento se ha desordenado al abrirlo o que alguna fórmula deja de funcionar. Todos los archivos se guardan en OneDrive, el almacenamiento en la nube de Microsoft, y se ofrecen 5 gigabytes gratis.
Pero hay limitaciones importantes. Primero, solo puedes trabajar con conexión a Internet. Segundo, muchas funciones avanzadas no están disponibles. Por ejemplo, en la versión web de Excel no se pueden crear tablas dinámicas, no hay soporte para macros y faltan algunos tipos de gráficos. En Word no hay soporte para RTF y otros formatos. Para edición básica y trabajo con tablas esto basta, pero para tareas complejas tendrás que instalar la versión completa.
Ten en cuenta que, aunque la versión web es gratuita, si necesitas más espacio en OneDrive o acceso a las versiones completas deberás suscribirte a Microsoft 365, lo que en Rusia puede resultar complicado.
Cómo elegir la suite ofimática adecuada
Tras probar todas estas aplicaciones llego a la conclusión de que no existe una respuesta universal a «¿qué suite es mejor?». La elección depende de para qué necesitas las aplicaciones, cuánto te importa la compatibilidad con Microsoft Office, si trabajas en equipo o solo, y también de la potencia de tu ordenador.
Si buscas máxima independencia y valoras la privacidad, LibreOffice es la opción óptima. Es totalmente gratuito, sin anuncios, sin recopilación de datos y sin limitaciones funcionales. Además, LibreOffice funciona en los principales sistemas operativos: Windows, macOS y Linux. Esto importa si usas varios equipos con distintos sistemas.
WPS Office encaja con quienes quieren minimizar el tiempo de adaptación. Si llevas años con Microsoft Office y no deseas reaprender, WPS Office será cómodo. Los anuncios en la versión gratuita no son muy molestos y la compatibilidad con formatos de Microsoft es alta. Para uso comercial y quitar la publicidad es necesario pagar la suscripción.
Recomiendo OnlyOffice para equipos y pequeñas empresas que necesitan colaboración en documentos. La versión de escritorio gratuita cumple de sobra, y si buscas trabajo en la nube puedes desplegar tu propio servidor OnlyOffice o contratar la versión en la nube. Para quien controla la parte técnica, ofrece el máximo control sobre los datos.
Documentos de Google es ideal para personas que trabajan desde varios dispositivos y colaboran mucho. Si necesitas compartir un documento rápidamente, dejar comentarios o editar en equipo, la solución de Google es la más cómoda. Solo recuerda las limitaciones funcionales y la necesidad de conexión permanente.
FreeOffice es una buena opción para propietarios de equipos antiguos o para quienes quieren una herramienta ligera y sencilla. Si no trabajas con documentos complejos y solo necesitas escribir o hacer tablas ocasionalmente, FreeOffice cumple sin sobrecargar el sistema.
Consejos prácticos para migrar a programas gratuitos
Pasarse de Microsoft Office a una suite alternativa requiere algo de preparación. Lo primero y más importante: no te deshagas del software anterior el primer día. Instala la alternativa en paralelo y úsala durante unas semanas. Abre tus documentos de trabajo, comprueba cómo se muestran, crea archivos nuevos y envíalos a colegas para probar la compatibilidad.
Aprende los atajos de teclado del nuevo programa. Pueden diferir de las combinaciones habituales de Microsoft Office, y al principio eso ralentiza. Muchas aplicaciones permiten personalizar atajos o elegir un esquema parecido al que ya conoces.
Si trabajas con documentos complejos que contienen fórmulas, macros o formato específico, crea copias de prueba y ábrelas en la nueva suite. Comprueba que todo funcione correctamente. Presta especial atención a las fórmulas en hojas de cálculo —pueden requerir ajustes. Los macros casi seguro necesitarán reescritura, así que tenlo en cuenta.
Para intercambiar documentos con colegas que usan Microsoft Office yo tengo una regla simple: las versiones finales siempre las guardo en PDF. Así, el formato se mantiene sin importar con qué programa se abra el archivo. Para las versiones de trabajo uso los formatos nativos de cada suite, pero antes de enviar compruebo cómo se ve el archivo en Microsoft Office.
No olvides hacer copias de seguridad de documentos importantes. Aunque las suites modernas son fiables, siempre existe riesgo de pérdida por fallos de software, problemas en el disco o borrados accidentales. Yo sigo la regla de que todos los documentos importantes se copian automáticamente en la nube y en un disco externo una vez por semana.
En lugar de conclusión
Para tareas corporativas específicas que requieren integración con otros sistemas, soporte de macros complejos o funcionalidades especializadas de Microsoft Office, las alternativas gratuitas pueden ser insuficientes. Pero para uso doméstico, trabajo de freelancers, pequeñas empresas e incluso muchos departamentos de grandes organizaciones, las posibilidades de LibreOffice, WPS Office y otras suites gratuitas son más que suficientes.
Lo importante es no tener miedo de probar. Descarga varias suites, pruébalas en tareas reales y verás cuál te conviene. Experimentar no obliga a nada, y el dinero ahorrado en licencias se puede gastar en algo realmente útil —por ejemplo, en un buen monitor que cuide tu vista durante largas jornadas frente al ordenador.
