Con los archivos tengo una regla simple: cuanto más claro el nombre y más corta la ruta, menos problemas al enviar, al hacer copias de seguridad y al sincronizar. Y los problemas son muy variados: desde caracteres prohibidos y rutas demasiado largas hasta el mensaje incomprensible «no se puede acceder al archivo especificado». En este artículo he reunido reglas prácticas que utilizo a diario: cómo nombrar archivos en Windows y en macOS, qué hacer si el sistema no permite abrir un documento, cómo reducir el tamaño antes de enviar y cómo evitar las trampas típicas relacionadas con la longitud de la ruta.
Caracteres permitidos en el nombre de archivo: Windows y macOS
La regla más simple al elegir un nombre de archivo: use letras, números, guion y guion bajo. Suena aburrido, pero es la forma más fiable de evitar problemas en todas las plataformas y en los servicios en la nube. Para separar partes del nombre basta con un guion o un guion bajo; conviene escribir la fecha en formato AAAA-MM-DD y la versión indicar como v1, v2, v3. Este enfoque sobrevive bien al traslado entre discos, a la sincronización en la nube y al trabajo en la línea de comandos.
En Windows la lista de caracteres prohibidos está estrictamente definida. No se pueden usar la barra invertida , la barra normal /, los dos puntos :, el asterisco *, el signo de interrogación ?, las comillas ", los signos menor que y mayor que < y >, ni la barra vertical |. Además existen nombres de dispositivos reservados como CON, PRN, AUX, NUL, COM1–COM9, LPT1–LPT9: no se pueden usar ni siquiera con extensión. Es decir, no se podrá crear el archivo CON.txt; el sistema simplemente lo rechazará.
En macOS la situación es algo más sencilla, pero también hay reglas. En Finder no se aceptan algunos caracteres que históricamente servían de separadores de ruta —por ejemplo, los dos puntos en versiones antiguas del sistema. El macOS moderno tolera la mayoría de los caracteres, pero al trabajar en el terminal o con programas de sincronización, símbolos demasiado exóticos pueden generar problemas. Los archivos con barras en los nombres a veces no se sincronizan con servicios en la nube o provocan errores al archivarlos.
Para proyectos profesionales tiene sentido ceñirse a plantillas sencillas. Aquí van algunos ejemplos:
2025-11-12_brief_v3.pdf— informe con fecha y versiónphotoshoot_paris_raw_01.cr3— archivo original de la sesión con número de ordenreport-q4_finance.xlsx— informe financiero trimestralpresentation_client-meeting.pptx— presentación para la reunión
Con un nombre así queda claro qué contiene el archivo y los sistemas y nubes no encuentran motivos para fallar. Si los colegas trabajan a la vez en Windows y en Mac, este estilo neutral es especialmente útil: no hace falta renombrar archivos tras cada transferencia.
Para evitar disgustos conviene mantener los nombres de archivo en límites razonables. Los límites reales varían según el sistema (en Windows son 255 caracteres para el nombre de archivo; en macOS también son 255 bytes), pero el principio es el mismo: mejor breve y preciso. Incluso si el sistema de archivos admite teóricamente cientos de caracteres, aplicaciones concretas, complementos y clientes en la nube pueden no gestionarlos bien. Y el problema suele surgir no por el límite formal del sistema, sino por la descoordinación entre distintos programas.
Por qué aparece el mensaje «no se puede acceder al archivo especificado»
Es uno de esos errores que suenan graves, pero sus causas suelen ser sencillas. Con mayor frecuencia el documento está bloqueado por permisos, abierto en otro programa o ubicado en una carpeta con una ruta demasiado larga. También puede ocurrir que el nombre del archivo parezca correcto, pero la ruta completa junto con todas las subcarpetas supere el límite del sistema de 260 caracteres (en Windows), y el explorador simplemente se niegue a abrirlo. En discos de red hay matices con permisos y cachés, y en dispositivos externos aparecen particularidades del sistema de archivos, sobre todo si se trata de FAT32 o exFAT.
Al encontrar este error conviene empezar por lo obvio: compruebe si el archivo no está abierto en otra ventana o en el equipo de un compañero en la red, o si el antivirus lo tiene en análisis. Se puede comprobar intentando renombrar el archivo: si el sistema no lo permite, significa que lo está usando algún proceso. El siguiente paso es revisar los permisos de acceso: en Windows se hace desde las propiedades del archivo en la pestaña "Seguridad"; en macOS, desde "Obtener información" y el bloque "Compartir y permisos". Si todo parece normal pero el archivo sigue sin abrirse, conviene comprobar la longitud de la ruta completa y la presencia de caracteres prohibidos en los nombres de las carpetas intermedias.
Otra causa frecuente son las políticas corporativas de seguridad. Si trabaja en una organización con Active Directory configurado, los administradores pueden haber limitado el acceso a ciertos tipos de archivos o carpetas en discos de red. En esos casos, cambiar el nombre del archivo o moverlo a otro lugar a menudo no basta: hay que contactar con el soporte para obtener autorización.
Si se trata de un disco externo tras una extracción brusca, conviene revisar la estructura de archivos con las herramientas del sistema. Esto sucede cuando se extrae una memoria USB sin expulsarla de forma segura o cuando se corta la alimentación. En Windows se usa "chkdsk"; en macOS, la "Utilidad de Discos" con la función "Primeros auxilios". Es importante ejecutar la comprobación antes de intentar abrir los archivos; si intenta escribir de nuevo en una zona dañada puede empeorar la situación.
Cuando el problema es de permisos, hay que cambiar el propietario del archivo y darse control total a nivel de carpeta. En Windows eso se hace desde "Opciones avanzadas" en la pestaña de seguridad; en macOS, desde el icono de candado en la ventana de información del archivo. Si el archivo está siendo utilizado por un programa, cierre todas las aplicaciones, reinicie el explorador (en Windows se puede finalizar el proceso explorer.exe desde el administrador de tareas y volver a iniciarlo) o reinicie el equipo si es más sencillo.
Para resolver el exceso de longitud de la ruta, traslade el proyecto más cerca de la raíz del disco (por ejemplo, en lugar de C:Users utilice
ombreDocumentsProjects2025Client_WorkBig_CompanyMarketingQ4ReportsFinalC:ProjectsBigCo_Q4) y renombre carpetas anidadas demasiado largas. En discos de red y en la nube a veces interfieren restricciones específicas de cada servicio, así que no viene mal consultar al administrador o la documentación sobre qué caracteres son compatibles.
Cómo reducir el tamaño del archivo antes de enviarlo
La mayoría de los documentos grandes se pueden optimizar sin servicios especiales: en los archivos de oficina los elementos que más pesan son las imágenes. Basta con comprimir las imágenes a una resolución razonable y eliminar versiones intermedias innecesarias, y el tamaño se reduce mucho. En gráficos es clave elegir el formato adecuado: para fotografías suele funcionar JPEG con compresión moderada (normalmente 80–90 % de calidad), para logotipos y esquemas conviene PNG o SVG, y para escaneos de documentos es mejor PDF con capa de texto en lugar de imagen pura.
Si desea enviar un documento sin alterar su contenido, puede empaquetarlo en un archivo comprimido —es cómodo para correo y mensajería. La compresión es especialmente efectiva para archivos de texto y documentos de oficina: pueden reducirse varias veces. En cambio, los archivos multimedia (fotos, vídeo, PDFs ya comprimidos) se comprimen poco porque ya usan compresión interna.
Con los PDF hay que aplicar criterio. En algunos casos basta una compresión ligera para ver en pantalla; en otros es crucial mantener calidad para impresión. Por ejemplo, si la presentación se verá solo en monitor, puede bajar la resolución de las imágenes a 150 dpi. Pero si el documento irá a imprenta, es mejor mantener 300 dpi y no tocar los perfiles de color.
A continuación, métodos probados para distintos tipos de archivos:
- Word y PowerPoint: abra el archivo, seleccione cualquier imagen, vaya al menú "Formato" → "Comprimir imágenes" y elija la resolución según el uso —impresión (300 dpi), pantalla (150 dpi) o correo electrónico (96 dpi). También puede eliminar las áreas recortadas de las imágenes para ahorrar espacio.
- PDF: utilice la función de optimización del visor o un editor especializado. Reduzca la resolución de las imágenes insertadas, elimine objetos no usados, y aplique recompresión a elementos ya comprimidos.
- Escaneos: si el documento consta de páginas escaneadas, páselo por reconocimiento de texto (OCR). Así el archivo suele quedar no solo más ligero, sino también más fácil de buscar por contenido.
- Imágenes: para fotografías ajuste el equilibrio entre calidad y tamaño en el editor gráfico. Normalmente para web basta JPEG con calidad del 85 %, que ofrece buena apariencia con tamaño razonable.
Longitud de la ruta y errores típicos con nombres largos
El límite histórico de 260 caracteres para la ruta completa (incluyendo la letra de unidad, todas las carpetas y el nombre del archivo con extensión) sigue vigente en el explorador y en muchas aplicaciones. Técnicamente el sistema puede trabajar con rutas más largas usando prefijos especiales como ?, pero eso requiere soporte por parte del software. En el uso habitual es mejor no combatir al sistema y mantener la jerarquía de carpetas compacta.
En macOS el límite de la ruta es de 1024 caracteres, que es mucho más amplio. Sin embargo, tampoco conviene crear estructuras de carpetas demasiado profundas. Además de posibles limitaciones puntuales de programas y complementos, las rutas largas son incómodas de leer, copiar en correos y respaldar. Y los clientes en la nube pueden confundirse con anidamientos excesivos, sobre todo si los nombres de carpetas y archivos contienen símbolos no estándar o variantes de codificación.
La situación más habitual son proyectos con jerarquía profunda. Por ejemplo, una ruta como C:Users ya ocupa más de 150 caracteres, y aún falta añadir el propio nombre del archivo. Si el archivo se llama
ombre_UsuarioDocumentsTrabajoProyectos_2025Cliente_Gran_EmpresaMarketingCuarto_TrimestrePresentacionesVersiones_FinalesVersion_Despues_CambiosPresentacion_para_junta_directiva_actualizada_version_12_noviembre.pptx, es fácil topar con el límite.
Otra problemática habitual es la sincronización con servicios en la nube. Muchos servicios (Dropbox, Google Drive, OneDrive) tienen sus propias restricciones sobre la longitud de la ruta y los caracteres permitidos. Que un archivo se abra bien en el disco local no garantiza que se sincronice sin problemas. El cliente del servicio en la nube puede simplemente omitir archivos con rutas largas o caracteres exóticos, y luego hay que investigar por qué parte de los documentos no llegó a la copia de seguridad.
Para evitarlo, conviene seguir unas reglas sencillas:
- Ubique las carpetas de trabajo lo más cerca posible de la raíz del disco: en lugar de
C:Usersuse
ombreDocumentsProjectsC:ProjectsoD:Work - No abuse de la jerarquía multinivel: por lo general bastan 3–4 niveles de anidamiento
- Haga nombres de carpetas y archivos informativos pero comedidos: mejor
brief_v3quebrief_actualizada_version_despues_reunion_con_cliente - En servicios en la nube tenga en cuenta las reglas del servicio concreto: consulte la documentación sobre caracteres prohibidos y límites de longitud
- Al compartir enlaces a archivos evite espacios y puntuación innecesaria en los nombres: en las URL los espacios se convierten en
%20, y algunos caracteres especiales pueden romper el enlace por completo
En resumen
Nombre los archivos con símbolos simples —letras, números, guiones y guiones bajos—, separe las partes con guion o guion bajo y mantenga los nombres y rutas a una longitud moderada. Si el sistema muestra el error «no se puede acceder al archivo especificado», empiece comprobando las causas evidentes: bloqueo por otros programas, permisos y longitud de la ruta completa. Antes de enviar, reduzca el tamaño con criterio: comprima imágenes a la resolución adecuada, optimice PDFs y, si hace falta, archive los documentos. Y recuerde siempre las particularidades de los servicios en la nube para que nombres limpios no se conviertan en un problema tras la sincronización.
Esta disciplina da libertad en la práctica: los archivos se abren a la primera, la sincronización funciona sin fallos y los correos salen sin errores. Así queda más tiempo para lo importante: el trabajo de verdad, y no luchar con los caprichos de los sistemas operativos y las aplicaciones.
